Bericht des Aufsichtsrats

Foto: Unterschrift Aufsichtsrat Vorsitzender
Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann
Foto: Begrüßung an die Aktionäre

im Geschäftsjahr 2014/15 hat der Aurubis-Konzern ein Rekordergebnis erzielt. Grundlage des Erfolges war die Tatsache, dass sich bei guter Performance alle wesentlichen Ergebniskomponenten, insbesondere gute Schmelz- und Raffinierlöhne im Bereich Konzentrate und Recycling positiv entwickelten. Dies war auch bei Schwefelsäureerlösen und Kathodenprämien der Fall. Positiv wirkte sich zudem ein deutliches Metallmehrausbringen aus. Die Leistungen von Vorstand, Führungspersonal, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in allen Bereichen verdienen erneut unsere Anerkennung.

Zusammenwirken von Aufsichtsrat und Vorstand

Gemeinsames Ziel von Vorstand und Aufsichtsrat ist die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes der Aurubis AG und ihrer Konzerngesellschaften.

Der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse haben den Vorstand im Berichtsjahr bei der Leitung des Unternehmens eng begleitet, sorgfältig überwacht und ihm beratend zur Seite gestanden sowie die ihnen nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben umfassend wahrgenommen. Der Aufsichtsrat hat sich von der Recht- und Zweckmäßigkeit der Geschäftsführung überzeugt. In allen Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen war der Aufsichtsrat, wie nachfolgend näher erläutert, rechtzeitig und unmittelbar eingebunden.

Der Vorstand hat den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend mittels jeweils zweier schriftlicher Berichte im Monat sowie in mündlicher Form über alle für das Unternehmen relevanten Angelegenheiten informiert. Hierzu ­zählen z. B. die Planung, die Unternehmensstrategie sowie wichtige Geschäftsvorfälle der Gesellschaft und des Konzerns, die damit verbundenen Chancen und Risiken sowie Fragen der Compliance.

Die für Aurubis bedeutenden Geschäftsvorgänge hat der Aufsichtsrat auf Basis der Berichte des Vorstands ausführlich erörtert. Den Beschlussvorschlägen des Vorstands hat der Aufsichtsrat nach gründlicher Prüfung und Beratung zugestimmt.

Der Aufsichtsrat wurde fortlaufend und detailliert über die Ergebnis- und Beschäftigungsentwicklung des Konzerns und der einzelnen Segmente sowie über die Finanzlage des Unternehmens unterrichtet. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen hat der Vorstand ausführlich erläutert und deren Gründe sowie die eingeleiteten Maßnahmen mit dem Aufsichtsrat diskutiert.

Der Aufsichtsratsvorsitzende stand auch außerhalb der ­Sitzungen in regelmäßigem Kontakt zum Vorstand, insbesondere zum Vorstandsvorsitzenden, und hat sich mit ihm über aktuelle Entwicklungen ausgetauscht.

Beratungen im Aufsichtsrat

Im Geschäftsjahr 2014/15 fanden vier ordentliche (am 11.12.2014, 18.03.2015, 05.06.2015 und 11.09.2015) und eine außerordentliche (am 29.06.2015) Aufsichtsratssitzung statt. Im schriftlichen Umlaufverfahren wurden zwei Beschlüsse gefasst. Frau Dr. Reich war krankheitsbedingt an der Teilnahme zweier Sitzungen (11.12.2014 sowie 11.09.2015) verhindert. Die durchschnittliche Teilnahmequote der Aufsichtsratsmitglieder lag bei rund 96 %. Der Aufsichtsrat tagte in zwei Sitzungen zeitweise ohne die Anwesenheit des Vorstandes. Das Amt von Herrn Dr. Drouven ruhte aufgrund ­seiner Entsendung in den Vorstand vom 01.11.2014 bis zum 31.10.2015.

Gegenstände regelmäßiger Beratung des Aufsichtsrats im Plenum waren der Geschäftsverlauf, die Beschäftigung im Konzern und die Entwicklung des Ergebnisses, der Rohstoff-, Devisen- und der Energiemärkte. Der Aufsichtsrat befasste sich ebenfalls mit der Finanzlage und dem Stand der Investitionen. Insbesondere begleitete der Aufsichtsrat die Neuorganisation des Konzerns, die Ergebnisentwicklung der Business Line Flat Rolled Products und diverse Optimie­rungs-­ und ­Entwicklungsprojekte (Step up), die von Mitarbeitern der ­ersten und zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands vorgestellt wurden. In den Sitzungen wurde vom Vorsitzenden des Personalausschusses und vom Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über die Arbeit der Ausschüsse und die beschlossenen Vorschläge sowie erzielten Ergebnisse berichtet.

In der Sitzung am 11.12.2014 hat der Aufsichtsrat die Vergütung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2013/14 auf Basis der ermittelten Zielerreichung festgelegt. Einzelheiten hierzu sind in diesem Geschäftsbericht unter dem Punkt „Vergütungsbericht“ erläutert.

In derselben Sitzung standen die Prüfung des Konzern- und Jahresabschlusses 2013/14 mit dem darin enthaltenen ­Corporate Governance Bericht sowie die Vorbereitung der Hauptversammlung 2015 im Mittelpunkt der Beratung. Der Vorstand berichtete ausführlich über den neu eingerichteten Bereich Supply Chain Management. Mitarbeiter der ­ersten und zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands stellten ausgewählte Optimierungs- und Entwicklungsprojekte vor.

In der Sitzung am 18.03.2015 stellte der Vorstand die überarbeitete Mittelfristplanung vor. Der Aufsichtsrat genehmigte das Projekt Fit for Future, das u. a. eine Kapazitätserweiterung von 1,3 Mio. t/a auf 1,47 Mio. t/a Kupferkonzentrat in Pirdop beinhaltet. Der Aufsichtsrat ließ sich des Weiteren über die Entwicklung der Business Line Flat Rolled Products berichten.

Die Aufsichtsratssitzung am 05.06.2015 fand am Standort Buffalo in den USA statt. Der Aufsichtsrat nutzte den Besuch, um sich intensiv mit dem Standort zu befassen und diesen auch zu besichtigen. Frau Dr. Reich konnte gesundheitsbedingt an der Reise nicht teilnehmen, war aber der Sitzung telefonisch zugeschaltet.

Der Aufsichtsrat befasste sich neben der Ertragslage nach der ersten Hälfte des Geschäftsjahres mit den potenziellen Auswirkungen der Entwicklungen im Bereich der Umwelt­gesetzgebung für die Standorte in Deutschland. Ein weiterer Schwerpunkt waren die Ergebnisentwicklung der Business Line Flat Rolled Products und die Maßnahmen zur Verbesserung der „Operational Excellence“. Der Aufsichtsrat diskutierte ausführlich die vom Vorstand vorgeschlagene Neuorganisation des Konzerns.

Im Rahmen der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung vom 29.06.2015 beschloss der Aufsichtsrat die neue Organisationsstruktur. Die Aurubis AG wird in den zwei Segmenten Primärkupfererzeugung und Kupferprodukte berichten und nicht mehr wie bislang in den drei Segmenten Primärkupfer, Recycling/Edelmetalle und Kupferprodukte. Der Aufsichtsrat hob in diesem Zusammenhang die Bestellung von Herrn Dr. Frank Schneider zum 30.06.2015 auf, verlängerte die Bestellung von Herrn Dr. Stefan Boel bis zum 30.04.2021 und stimmte der Ernennung von Herrn Dr. Thomas Bünger zum Generalbevollmächtigten zu.

In der Sitzung vom 11.09.2015 erhöhte der Aufsichtsrat die Grundvergütung und die Bonusbezüge der Vorstände jeweils um 5,56 %. Ferner ließ sich der Aufsichtsrat erneut über den Status der Business Line Flat Rolled Products berichten. Schwerpunkt der Sitzung war die Genehmigung der Investitionsplanung und des Budgets sowie des Projekts „Tiefenreduktion“. Ferner legte der Aufsichtsrat die Zielquote für weibliche Vorstandsmitglieder bis zum 30.06.2017 mit 0 % fest, da bis zu diesem Zeitpunkt mit keiner Neubesetzung im Vorstand zu rechnen ist. Mit Wirkung zum 01.11.2015 hat der Aufsichtsrat einen Technikausschuss eingerichtet.

Ausschüsse

Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben hatte der Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2014/15 insgesamt vier Ausschüsse gebildet, um die Arbeit im Plenum effektiv zu unterstützen. Die Ausschüsse bereiteten die Beschlüsse des Aufsichtsrats sowie die Themen vor, die im Plenum zu behandeln waren. Der Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 Mitbestimmungsgesetz und der Nominierungsausschuss haben im Berichtsjahr nicht getagt.

Allgemeine Ausführungen zur Zusammensetzung und Arbeitsweise des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse ­finden sich in der diesjährigen Erklärung zur Unternehmensführung als Teil des Lageberichts der Aurubis AG.

Sämtliche Mitglieder haben an allen Ausschusssitzungen teilgenommen.

Arbeit des Personalausschusses

Der Personalausschuss trat im Berichtszeitraum sechsmal zusammen. In den Sitzungen befasste sich der Personalausschuss mit der Suche und Auswahl des Vorstandsvorsitzenden. Im Mittelpunkt standen des Weiteren die Erhöhung der Vorstandsbezüge ab 01.10.2015, die neue Organisationstruktur und alle damit zusammenhängenden Themenbereiche, u. a. die Verlängerung der Bestellung von Herrn Dr. Boel um weitere fünf Jahre. Der Personalausschuss erarbeitete den ­Vorschlag zur Festlegung des Ziel-EBT für die Vorstands­vergütung für das Geschäftsjahr 2015/16.

Arbeit des Prüfungsausschusses

Der Prüfungsausschuss trat im Berichtszeitraum viermal zusammen. In diesen Sitzungen befasste sich der Prüfungsausschuss mit dem Jahres- und Konzernabschluss sowie den Quartalsberichten des abgelaufenen Geschäftsjahres, die vor ihrer Veröffentlichung jeweils mit dem Vorstand erörtert wurden. Er befasste sich außerdem mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontroll- und des Revisionssystems sowie mit dem Risiko- und Compliance-Management des Konzerns. In allen Sitzungen beschäftigte sich der Ausschuss mit der Ergeb­nis­entwicklung des Konzerns.

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Herr Dr. Ernst Wortberg, verfügt über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrund­sätzen und internen Kontrollverfahren. Er ist unabhängig und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft.

Neben der Erteilung des Prüfungsauftrags und der Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer legte der Ausschuss die Prüfungsschwerpunkte für die Abschlussprüfung 2014/15 fest und zwar:

  • Prüfung der Vergütungstabellen (Zuwendungs- und Zufluss-Tabelle) nach dem Deutschen Corporate ­Governance Kodex
  • Prüfung der Pensionsrückstellungen der Aurubis AG nach den Vorschriften des HGB unter besonderer Berücksichtigung der Übertragung der Verpflichtungen der Pensionsergänzungskasse der Angestellten der Norddeutschen Affinerie e. V. auf die Aurubis AG
  • Prüfung der Inventurprozesse bei der Aurubis AG (­Hamburg und Lünen)
  • Prüfung der Implementierung von Comex-Fixierungen

Ferner überwachte der Prüfungsausschuss die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, holte die nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlene Erklärung zu ­dessen Unabhängigkeit ein und befasste sich mit den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen. Der ­vorgesehene Abschlussprüfer verpflichtete sich in diesem Zusammenhang, den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche ­Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich zu unterrichten.

Vertreter des Abschlussprüfers haben an einer Sitzung des Prüfungsausschusses teilgenommen und berichteten über die Prüfung des Konzern- und Jahresabschlusses.

Corporate Governance und ­Entsprechens­erklärung

Die regelmäßige Effizienzprüfung wurde vom Aufsichtsrat in der Sitzung am 11.09.2015 vorgenommen. Der Aufsichtsrat überprüfte seine Effizienz anhand eines von einem externen Berater erstellten ausführlichen Fragebogens. Alle Mitglieder des Aufsichtsrats hatten diesen Fragebogen vor der Sitzung bearbeitet. Die Ergebnisse wurden ausführlich erörtert.

Über die Corporate Governance bei der Aurubis AG berichtete der Vorstand zugleich auch für den Aufsichtsrat gemäß Ziffer 3.10 des Deutschen Corporate Governance Kodexes in der Erklärung zur Unternehmensführung und im Bericht zur Corporate Governance, die Teil des Lageberichts sind.

Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG haben am 06.11.2015 die aktualisierte Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex gem. § 161 AktG abgegeben und unter www.aurubis.com dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht. Die Aurubis AG entspricht den Kodex-Empfehlungen mit zwei Ausnahmen. Nähere Informationen hierzu können der Entsprechenserklärung entnommen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat der Aurubis AG haben am 07.11.2014 die aktualisierte Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex gem. § 161 AktG abgegeben und dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht. Die Aurubis AG entspricht demnach den Kodex-Empfehlungen mit zwei Ausnahmen. Nähere Informationen hierzu können der Entsprechenserklärung gem. § 161 AktG entnommen werden.

Interessenkonflikte

Interessenkonflikte von Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern, die dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen sind und über die die Hauptversammlung zu informieren ist, traten nicht auf. Wesentliche Geschäfte mit einem Vorstandsmitglied bzw. nahe stehenden Personen oder Unternehmungen gab es keine.

Prüfung des Abschlusses der Aurubis AG und des Konzerns

Der vom Vorstand nach den Regeln des HGB aufgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft und der nach internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) aufgestellte Konzernabschluss für das Geschäftsjahr vom 01.10.2014 bis zum 30.09.2015 und der zusammengefasste Lagebericht für die Gesellschaft und den Konzern wurden gemäß Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 05.03.2015 und der anschließenden Auftragserteilung durch den Aufsichtsrat von der PricewaterhouseCoopers AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, geprüft. Der verantwortliche Wirtschaftsprüfer war Herr Matthias Kirschke, der den Konzern und die Gesellschaft im dritten Jahr geprüft hat. Der Abschlussprüfer erteilte jeweils uneingeschränkte Bestätigungsvermerke.

Am 10.12.2015 fand die Bilanzaufsichtsratssitzung statt. Alle Aufsichtsratsmitglieder erhielten rechtzeitig vor dieser Sitzung die Jahresabschlussunterlagen und Prüfungsberichte sowie den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und alle sonstigen Vorlagen. Diese Unter­lagen wurden in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats ausführlich besprochen. Der Abschlussprüfer nahm an dieser Sitzung teil, berichtete ausführlich über den Prüfungsverlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfungen und stand dem Aufsichtsrat für ergänzende Auskünfte und Diskussionen der Unterlagen und seiner ergänzenden Ausführungen zur Verfügung.

Nach ausführlicher Besprechung der Prüfungsergebnisse und nach eingehender Auseinandersetzung mit dem Bericht des Abschlussprüfers sowie des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und auf Basis seiner eigenen Prüfung und Erörterung des Jahresabschlusses, des Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichtes für die Gesellschaft und den Konzern sowie des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns stimmte der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zu. Der Aufsichtsrat stellte fest, dass keine Einwendungen zu erheben sind und billigte in der Bilanzsitzung gemäß den Empfehlungen des Prüfungsausschusses den Jahresabschluss, der damit festgestellt ist, sowie den Konzernabschluss und den zusammengefassten Lagebericht. Der Aufsichtsrat schloss sich dem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns an.

Veränderungen im Aufsichtsrat und Vorstan­d

Herr Peter Willbrandt hat am 31.10.2014 sein Vorstandsmandat niedergelegt. Herr Dr. Bernd Drouven war vom 01.11.2014 bis zum 31.10.2015 gem. § 105 Abs. 2 AktG in den Vorstand entsandt und als Vorstandsvorsitzender bestellt worden. Während dieser Zeit ruhte seine Aufsichtsratsmandat. Seit 01.11.2015 ist Herr Dr. Drouven wieder aktives Mitglied des Aufsichtsrats. Herr Dr. Frank Schneider ist zum 30.06.2015 aus dem Vorstand der Aurubis ausgeschieden. Die Bestellung von Herrn Dr. Stefan Boel ist um fünf Jahre verlängert worden. Seit dem 01.11.2015 ist Herr Erwin Faust Sprecher des Vorstands und leitet mit Herrn Dr. Boel inte­rimistisch den Konzern. Am 01.07.2016 wird Herr Jürgen Schachler seine Tätigkeit als neuer Vorstandsvorsitzender der Aurubis AG aufnehmen.

Herr Jürgen Grundmann (stellv. Aufsichtsratsvorsitzender) ist zum 30.09.2015 mit Eintritt in die Ruhephase der Alters­teilzeit aus dem Aufsichtsrat ausgeschieden. Herr Ralf ­Winterfeldt ist als Ersatzmitglied nachgerückt. Am 02.10.2015 hat der Aufsichtsrat Frau Renate Hold-Yilmaz zur neuen stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden gewählt.

Der Aufsichtsrat dankt den Herren Dr. Drouven, ­Grundmann, Dr. Schneider und Willbrandt für ihr Wirken zum Wohle des Aurubis-Konzerns.

Hamburg, Dezember 2015

Der Aufsichtsrat

Foto: Unterschrift Aufsichtsrat Vorsitzender

Prof. Dr.-Ing. Heinz Jörg Fuhrmann
Vorsitzender